Es wächst zusammen, was zusammengehört

„Wir integrieren alle Dichtomatik-Standorte in die Freudenberg-Welt und machen sie zu kompletten Freudenberg-Sealing-Technologies (FST)-Einheiten.“ Dieser Satz spiegelt die Kernaussage eines im Frühjahr 2020 erschienenen „Sealing Word“-­Artikels wider. Zu diesem Zeitpunkt war Landskrona in Schweden der erste der bisherigen Dichtomatik-Standorte, der innerhalb des übergreifenden Business-Integration-Projekts ins SAP-System von FST migriert und rechtlich mit der FST-Landesgesellschaft verschmolzen wurde. Diesem Muster sind ­inzwischen weitere Ex-Dichtomatik-Standorte gefolgt. Das Projektteam der Industrial ­Services zieht ein positives Zwischenfazit der zeitlich eng getakteten Projekte.

„Industrial Services führt die DNA von FST mit der von Dichtomatik ­zusammen: hier das weitreichende Engineering-, Material-, Fertigungs- und Produkt-Know-how von Freudenberg, dort die Handels- und Serviceleistungen, die ­Geschwindigkeit, Flexibilität und hohe Verfügbarkeit von Dichtomatik.“

Sebastian Grünschloß | Leiter des Projektteams

Das SAIL-Projekt­team der Industrial Services Division bilden aktuell:

Das grundlegende Raster jeder Migration ist stets gleich. Wir verfügen über einen klar strukturierten Prozess“, sagt Daniela Schiebel vom SAIL-Projektteam. „Gleichzeitig berücksichtigen wir lokale Eigenheiten“, ergänzt ihr Kollege Jonas ­Kersten. Das Team ist für diese Aufgabe bestens geeignet: Es vereint die Kenntnis der spezifischen Geschäftsprozesse bei Industrial Services mit SAP-Kompetenz. Diese Kombination wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit mit CPIM sowie mit den globalen FST-Process-Ownern aus – und damit auf die Schnelligkeit bei der Abfolge der SAP-Projekte und die Qualität der ­Migrationen.

Vor der „heißen“ Projektphase von drei Monaten erfolgt eine grobe Bestandsaufnahme – an den ersten Standorten geschah dies noch an Ort und Stelle, später pandemiebedingt nur noch aus der Ferne. In der zweiten Projekt-Etappe werden die vorhandenen Daten bereinigt und ergänzt. Einfach ausgedrückt geht es darum, keinen Datenmüll ins SAP-System zu übernehmen, also keine falschen oder veralteten Kunden-, Lieferanten- und Materialstammdaten. Zusätzlich ist dafür Sorge zu tragen, dass alle SAP-relevanten Daten vorliegen – auch solche, die im bislang verwendeten Altsystem gar nicht nötig ­waren. „Dieses Sammeln und Abgleichen der Daten erfordert stets viel Kommunikation“, erläutert Schiebel.

Die SAP-Einführung

Mit dem Anreichern und Start des Testsystems zum Validieren der bereinigten, ins SAP-Format gebrachten Daten beginnt die spannendste Phase der SAP-Einführung. Jetzt arbeitet das Projektteam lokale Eigenheiten ins System ein und trainiert die Anwender. Richtig ernst mit der Anbindung an die Systemlandschaft von FST wird es mit dem Hochladen der getesteten Daten ins Live-System. Das Positive: Alle bisherigen „Go-live“ haben funktioniert, ohne dass Kundenservice und Warenfluss beeinträchtigt waren. „Wir sind als Team gewachsen und mit unseren Consultants gut eingespielt, obwohl wir seit Pandemiebeginn nur virtuell zusammenarbeiten können. Zudem haben die Standorte überall toll mitgezogen“, so Kersten.

Besonders herausfordernd war es im letzten Jahr, als zwei Migrationen parallel anstanden. Neben Großbritannien war mit Kanada der erste transatlantische Standort auf der Agenda. „Die Standorte in Nordamerika haben ein anderes Altsystem benutzt als die europäischen. Da mussten wir uns erst mal reinfuchsen“, nennt Kersten jenseits der Zeitverschiebung eine der zusätzlichen Herausforderungen für die Projektarbeit. Bei der Migration in den USA galt es, bis Oktober sogar drei Standorte gleichzeitig in die „neue Zeit“ zu ­begleiten.

Weitere Spezifika: Das Standardportfolio sowie die Produktnamen und -bezeichnungen haben sich in Nordamerika und in Europa bisher unterschieden. Im Sinne einer weltweit einheitlichen Nomenklatur mussten sie angepasst und ausgewählte Artikel ins weltweite Standardportfolio – und damit in den e-Catalog und die dazugehörige Bestellplattform EASY – übernommen werden, samt Produktdatenblättern, Bildern etc.

Das gesamte FST-Portfolio

Nach der Migration ins einheitliche SAP-System können die Kunden aller Ex-Dichtomatik-Standorte das bequeme Online-Abfragen und -Bestellen nutzen. Ein Kunde in ­Österreich oder Ungarn hat via EASY nun auch direkten Zugriff auf den Bestand der Großlager in Deutschland. Auch die Ex-Dichtomatik-Landesgesellschaften können jetzt die sogenannten Streckengeschäfte tätigen, wenn sie einen Artikel im eigenen Lager nicht vorrätig haben. Sie haben so die Möglichkeit, das gesamte FST-­Portfolio zu vertreiben, also sowohl die Marke Dichtomatik als auch die Marke Freudenberg.

Ende 2021 wartete die Migration in den Niederlanden noch mit zwei Besonderheiten auf. Im Gegensatz zu den übrigen Ex-Dichtomatik-Standorten wird hier auch produziert (Freudenberg Xpress®). Diese Prozesse mussten ebenfalls im SAP-System abgebildet werden. Außerdem war keine Integration in eine bestehende FST-Landesgesellschaft im SAP-System möglich – es gab ­bislang keine, was systemseitig eine Neugründung in SAP erforderte.

„Industrial Services führt die DNA von FST mit der von Dichtomatik zusammen: hier das weitreichende Engineering-, Material-, Fertigungs- und Produkt-Know-how von Freudenberg, dort die Handels- und Serviceleistungen, die Geschwindigkeit, Flexibilität und hohe Verfügbarkeit von Dichtomatik. Von dieser geballten Kompetenz profitieren die Kunden“, bringt es der Leiter des Projektteams, ­Sebastian Grünschloß, auf den Punkt.